Mehrwerte für den Kunden
01
1.400 automatisierte Vorgänge pro Monat – ganz ohne manuellen Aufwand
02
Fehlerquote von rund 1 %, überwiegend durch Benutzereingaben bedingt
03
Standardisierte, sichere Berechtigungsvergabe auf Basis hinterlegter Gruppen
04
Stabiler Betrieb ohne erkennbare Performanceprobleme
05
Hohe Benutzerfreundlichkeit durch reduziertes, klares Design
06
Ausgangspunkt für weitere Automatisierungen im Microsoft-Umfeld
Die Situation
Eirich, ein Unternehmen der industriellen Aufbereitungstechnik, nutzt SharePoint Online als zentrale Projektablage. Für jeden neuen Auftrag ist eine wiederkehrende, klar definierte Ordnerstruktur erforderlich - Grundlage für einen geordneten Ablauf im Tagesgeschäft.
Bislang mussten diese Ordner manuell angelegt und mit den passenden Zugriffsberechtigungen versehen werden. Ein Vorgang, der im operativen Alltag Zeit kostete und regelmäßig zu Fehlern führte.
Die Herausforderung
Neue Aufträge sollten künftig automatisiert und mit standardisierter Ordnerstruktur abgebildet werden. Dafür musste zunächst das bestehende Angebotslaufwerk vollständig auf SharePoint übertragen werden, inklusive einer angepassten Berechtigungsstruktur.
Im Vordergrund stand dabei nicht nur die technische Umsetzung, sondern vor allem die praktische Anwendbarkeit im Tagesgeschäft: eine spürbare Zeitersparnis und eine Bedienung, die auch ohne technisches Vorwissen zuverlässig funktioniert.
Unser Ansatz
Zu Beginn wurde eine Testumgebung aufgebaut, in der die bestehende Laufwerksstruktur als Dokumentenbibliotheken in SharePoint nachgebildet wurde. Darauf aufbauend haben wir Power-Automate-Flows entwickelt, die für die jeweilige Dokumentenbibliothek automatisch eine vordefinierte Ordnerstruktur anlegen. Gleichzeitig sorgt die Lösung dafür, dass die passenden Berechtigungen auf Basis hinterlegter Gruppen automatisch gesetzt werden.
Für die Bedienung durch Endanwender wurde eine eigene Power App entwickelt: Angebotsnummer eingeben, Dokumentenbibliothek auswählen, der automatisierte Prozess startet unmittelbar. Nach erfolgreichem Testlauf wurde die Lösung in die Produktivumgebung überführt und um weitere praxisrelevante Einstellungen ergänzt, etwa zur Nutzung der Desktop-App und zur Vermeidung unnötiger lokaler Synchronisationen.
Der Mehrwert
Die Lösung ist heute fest im Arbeitsalltag von Eirich verankert und wird mehrfach täglich genutzt, rund 1.400 Mal pro Monat. Die Anwender sparen dadurch spürbar Zeit, die App läuft stabil und ohne erkennbare Performanceprobleme. Die Fehlerquote liegt bei etwa 1 Prozent und geht überwiegend auf fehlerhafte Benutzereingaben zurück.
Auch qualitativ überzeugt die Lösung: Das reduzierte, klare Design senkt die Fehleranfälligkeit zusätzlich, während vordefinierte Zugriffseinstellungen im Flow für eine standardisierte und kontrollierte Berechtigungsvergabe sorgen. Das Projekt zeigt, wie sich ein wiederkehrender Prozess gezielt digitalisieren und standardisieren lässt, als stabile, gut angenommene Lösung mit konkretem Mehrwert im Tagesgeschäft.
